As comunicações digitais substituíram amplamente a comunicação em papel em várias plataformas de trabalho. Especialmente desde que a pandemia veio à tona, as pessoas confiam mais em ferramentas de comunicação digital (como o Slack) para se comunicar com seus colegas. Portanto, a etiqueta de e-mail de negócios agora é tão crucial quanto a etiqueta comercial adequada.
Uma etiqueta de e-mail de negócios adequada permite que você crie uma impressão sólida em seus clientes, consumidores e colegas. Com um formato de escrita considerável e trabalho profissional, você poderá criar uma impressão única para sua plataforma e fazer suas vozes serem ouvidas. Portanto, pode ser benéfico estabelecer seu sistema de gerenciamento de clientes. Neste artigo, daremos uma visão geral da etiqueta de e-mail e as melhores estratégias que podemos criar em relação a isso.
Estratégias de etiqueta empresarial
A etiqueta de e-mail de negócios é o conjunto de aspectos necessários para garantir comunicações profissionais por e-mail. Ela envolve todas as credenciais de uma mensagem profissional, como uma linha de assunto adequada, fontes apropriadas, call to action (CTA), estrutura de conteúdo e revisão. Os funcionários devem se concentrar nos destinatários das mensagens e garantir que o formato da mensagem esteja correto e sem interrupções. Abaixo, compartilhamos algumas diretrizes que permitirão que você execute as etiquetas de e-mail de uma maneira melhor.
1. Linha de assunto simples e exclusiva
Se você quiser saber o que é etiqueta de e-mail de negócios, deve entender que uma linha de assunto é o aspecto mais importante. Quando os clientes abrem um e-mail em sua caixa de entrada, a linha de assunto é a primeira coisa que eles verificam. Você pode considerar o assunto de uma mensagem igual ao título da sua mensagem. A linha de assunto deve ser direta para que o leitor entenda facilmente o contexto da sua mensagem.
Se sua linha de assunto não for boa o suficiente, nem pense que o feedback do seu cliente também será bom o suficiente. A linha de assunto deve mostrar o propósito de sua mensagem de forma pragmática. Deve ser algumas palavras ou uma frase. Se você conseguir manter sua linha de assunto breve, aumentará as chances de o destinatário entender seu contexto.
A maioria das linhas de assunto de um e-mail tem de três a cinco palavras. Por exemplo, se você estiver considerando uma solicitação de emprego, deverá examinar os identificadores, como “Aplicativo do Search Engine Optimizer” ou “Aplicativo de emprego de especialista em TI”. Esse tipo de linha de assunto é breve e facilita a compreensão do destinatário.
Quando você está trabalhando em um e-mail comercial, nunca deve ignorar uma linha de assunto. Cada detalhe é importante quando se trata de sua plataforma. Portanto, a menor negligência pode resultar na perda de clientes. Você deve criar uma boa impressão para que seus destinatários priorizem seu e-mail sobre todos os outros que recebem todos os dias.
2. Considere uma fonte padrão
É bom manter seu e-mail limpo e organizado, mas você também deve ser capaz de dar uma aparência profissional. Se olharmos para as configurações padrão, geralmente tem uma cor de texto preto ou cinza escuro com uma fonte simples. No entanto, você também deve considerar uma fonte e cor padrão para melhorar sua etiqueta de e-mail de negócios.
Imagem retirada de Strikingly
É completamente diferente de escolher fontes para os logotipos do site. No entanto, assim como os logotipos de sites, o profissionalismo é uma das regras para o envio de e-mails comerciais. Isso permitirá que seus destinatários entendam sua mensagem e garantam que a mensagem seja enviada diretamente de você. As melhores fontes de email incluem o seguinte:
- Avenir
- Arial
- Calibri
- Cambria
- Constantia
- Mísula
3. Informe seu destinatário adequadamente
Em seus primeiros anos de escola, você pode ter lido sobre as diferenças entre uma mensagem informal e formal. Você se comunica com destinatários com títulos, como Sr., Sra., Sra., etc. Bem, o mesmo se aplica no mundo da etiqueta de e-mail de negócios. A menos que você conheça muito bem os destinatários, você deve se comunicar com eles integrando títulos apropriados a eles.
Se estiver em contato próximo por um longo tempo, poderá responder a eles pelo primeiro nome. Por exemplo, você pode se comunicar como "Olá Sr. Fahad" ou "Bem-vindo Sr. Fahad" para iniciar seu e-mail profissionalmente. Todos os principais serviços de e-mail corporativo consideram esse conceito como parte de suas práticas recomendadas de comunicação por e-mail.
Imagem retirada de Heaven Shakes
Se está solicitando um emprego, criar uma perspectiva profissional se torna ainda mais importante. Você não pode conseguir empregos de alta qualidade se não puder entregar e-mails profissionalmente. Se tiver que enviar uma solicitação de emprego, mas a lista de e-mails não contém o nome da vaga que analisará sua solicitação, considere frases como “A quem possa interessar” para manter uma aparência profissional.
4. Considere usar cópia carbono
O uso de cópia carbono (CC) para um grupo de contatos comerciais é ideal para garantir a etiqueta de e-mail de negócios adequada. Esses contatos comerciais podem se conectar à cadeia de e-mail. Essa estratégia é benéfica quando você está entregando um e-mail a um conjunto de colegas de trabalho e deseja que seus destinatários vejam quem mais em sua equipe pode visualizar seu e-mail.
A opção CC torna seus nomes e endereços de e-mail visíveis para todos os colegas de trabalho que receberão seu endereço de e-mail. Portanto, você deve ter cuidado ao usar essa opção. A maioria dos endereços de e-mail profissionais associa a opção CC a eles, pois precisam trabalhar com um grande número de colegas de trabalho.
Se estiver enviando mensagens para um grupo de pessoas que são desconhecidas umas das outras, você pode usar uma opção de cópia oculta (BCC). Ao contrário da opção CC, ela não compartilha os nomes e endereços de e-mail do remetente para garantir a privacidade.
5. Estruture as mensagens adequadamente
Você pode usar várias técnicas estruturais e de legibilidade para garantir que seu e-mail seja bem escrito e facilmente compreensível para o destinatário. É possível organizar seus parágrafos de corpo e dividir parágrafos grandes em parágrafos pequenos para melhorar a legibilidade. Se você tem uma experiência bem escrita em relação a e-mails, pode entrar na indústria da escrita com o site de escritor.
Imagem retirada de Strikingly
Uma das regras de etiqueta de e-mail de negócios mais importantes é ter uma pontuação máxima de legibilidade. Isso só será possível se você estiver ciente de suas técnicas. Por exemplo, se você estiver escrevendo um e-mail longo, escreva pequenos parágrafos ao lado de listagens numeradas ou com marcadores para descrever informações cruciais. Você deve garantir que haja uma sequência em sua escrita, com cada parágrafo sendo interconectado. A primeira linha deve delinear o propósito de todo o parágrafo.
Se deseja criar um site de escritor para esses assuntos, pode confiar no Strikingly. Somos sem dúvida a melhor plataforma quando se trata de construir sites a um preço acessível e mantê-los adequadamente. Com o Strikingly, você pode otimizar seu site e torná-lo amigável e fácil de encontrar.
6. Forneça Call To Action
A melhor maneira de concluir uma mensagem é integrando uma chamada à ação (CTA) no final dela. O botão CTA permite que seu destinatário entenda o que deve fazer em seguida. Vários provedores de serviços de e-mail comercial tendem a usar essa estratégia como parte de seus e-mails profissionais.
No CTA, você pode chamar seu cliente para uma reunião, demonstração, apresentação ou apenas uma resposta geral. Essa estratégia é crucial para atualizar sua etiqueta de e-mail de negócios. Faz com que o seu cliente entenda o prazo em que tem que cumprir.
7. Incluir Conclusão Profissional
Além do CTA, você deve concluir sua mensagem profissionalmente, como “Obrigado”, “Atenciosamente”. Se necessário, você pode adicionar seu nome junto com sua assinatura, cargo (e número de telefone) na parte inferior da página. Esses detalhes são benéficos para a etiqueta do seu e-mail de negócios, pois fornecerão ao destinatário todos os requisitos se ele quiser responder.
Uma das regras para enviar e-mails comerciais é manter o profissionalismo em todo o seu texto. Portanto, você deve assinar seu e-mail adequadamente. Você não deve considerar o uso desnecessário de tipografia como parte do seu e-mail, pois isso criará uma perspectiva não profissional.
Conclusão
Em um período em que as pandemias estão colocando em risco os empregos das pessoas, o marketing é uma maneira ideal de ganhar a vida. Além disso, 85% dos varejistas americanos acham que o serviço de e-mail profissional é o melhor quando se trata de marketing. Em comparação com as campanhas de rede social, o email marketing resultou em mais leads, melhor sucesso, mais custo-benefício e mais compras de clientes.
Imagem retirada de Email Handyman
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Como resultado de um endereço de e-mail personalizado, você terá seu domínio de e-mail personalizado, como o e-mail “seunome@seudominio.com”. Portanto, você vai se incomodar com o fato de seus clientes, visitantes do site e leads em potencial receberem mensagens genéricas de seu serviço de e-mail gratuito, como Gmail ou Yahoo!. Portanto, não perca tempo e dirija-se ao Strikingly para criar seu endereço de e-mail personalizado!
